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翰林学院院长办公室关于本部门改进作风、加强服务、推进能力建设,实行AB岗工作制度的通知
2017-12-27 10:43   审核人:

字〔20171

翰林学院院长办公室关于本部门

改进作风、加强服务、推进能力建设,

实行AB岗工作制度的通知

各二级学院、各部门、各单位:

为进一步转变工作作风,改进工作方式,落实工作责任,提升工作能力,确保院办各项工作协调、有序、高效开展,特制订本制度。

一、基本概念

AB岗工作制度是指在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上,在院办相近岗位之间,实行顶岗或互为备岗的制度,即两个相近岗位互为AB岗,当A岗因故不在岗时,B岗自动顶岗,及时处理相关的政务和事务。

二、AB岗设置

A岗

B岗

李澄琦

李澄琦

杨志光、葛玥莹

杨志光

李澄琦、朱美桥

葛玥莹

朱美桥、蒋吴沁

朱美桥

葛玥莹、刘

蒋吴沁

璇、李澄琦

蒋吴沁、杨志光

三、岗位职责

(一)院办主任(马骅)岗位职责(电话:80639969、13913971521,房号:713

负责院办、人事、招投标全面工作。

(二)院办助理(李澄琦)岗位职责(电话:80639001、18852676868,房号711

协助主任负责院办、人事、招投标全面工作。

(三)行政秘书(院办助理兼)岗位职责

1.统筹处理学院行政方面的日常工作,组织协调有关部门共同办理行政方面的综合性工作。

2.统筹学院行政方面的工作会议和重要活动的准备、组织、协调及安排,负责院长办公室会议记录、纪要整理、决议抄告、督察督办和落实情况的反馈。

3.起草学院行政工作的有关综合性文稿,承担学院行政公文的运行,组织拟定学院行政工作的规章制度,编印学院概况、组织编写学院年鉴等。

4.学院行政对外的联系。做好来访、参观等内外宾接待工作。

5.组织对学院行政工作的专题调查研究,为领导决策提供参考。

6.统筹学院事业发展规划的编制。

7.统筹学院体制、机制改革方案的制订。

8.对各职能部门提出的涉及全局的政策、方案的协调整合。

9.参与审核各职能部门制订的涉及全局的规章制度。

10.国际交流与合作相关工作,具体实施学校外事工作计划。

11.做好学院与政府机构、其他高校、科研机构、社会组织、各类企业和友好人士的联络和沟通。

12.做好公务车辆管理与调度

13.配合党务方面完成有关专项工作。会同有关部门处理突发事件。

14.完成上级部门和学院交办的其它任务

(四)机要秘书(葛玥莹)岗位职责(电话:80639001、15950517160,房号711

1.做好文件的收发、登记、编号、传递、传阅、立卷、归档、保管及利用等工作,针对文件内容,提出拟办意见,对上级机关和有关单位的通知及时汇报有关领导,并请示办理意见。

2.做好学院办学许可证、组织结构代码证、法人证书等证书的变更、年检、保管工作;

3.协调处理行政系统的来信、来函工作,协调处理突发事件。及时处理信访,做到有登记,有结果,不积压,不拖延,重大问题及时向领导报告。

4.做好全院印章的刻制,负责管理和使用学院行政印鉴、介绍信,负责行政系统印章的发放、启用及回收等管理工作。

5.做好院务公开工作。做好上情下达和下情上达,做好与各部门的沟通、联系和协调。

6.组织协调学院统计工作,扎口发布学院事业发展各类统计数据。

7.做好相关文书档案管理和有关统计工作。做好全院文书档案的收集、整理、立卷存档工作,严格执行保密制度。

8.做好院办网站建设和管理。

9.做好完成上级部门和学院交办的其它任务

(五)档案管理岗(朱美桥)岗位职责(电话:80639001、18652630379,房号711、204

1.做好组好学院综合档案室的建设与管理工作。

2.档案管理和建设发展工作规划、计划及相关政策、制度的制定和组织实施。

3.接收和收集学院各部门、各门类档案,做好各类档案的管理工作。

4.监督、检查和指导各部门对各类档案的收集、整理、立卷和归档工作。

5.做好档案业务咨询和部门兼职档案员的培训。

6.开发档案信息资源,开展档案利用工作。

7.做好档案安全和保密工作。

8.做好档案价值鉴定,对已过保管期限的档案提出处理意见。

9.做好院办、人事、招投标大事记工作,负责学院大事记、年鉴、周报表工作。

10.做好涉外会议的审核报批,境外办学、中外合作办学的联络、审核和报批。

11.做好院内外籍专家、外国留学生的管理和服务工作。

12.做好与港澳台地区学术及教育交流的联系,以及港澳台来访人员的接待安排工作。

13.做好联系校友和校友会的日常工作。

14.完成上级部门和学院交办的其它任务

(六)人力资源管理岗(蒋吴沁)岗位职责(电话:80639006、18652689898、房号709

1.做好学院人力资源、人才和师资队伍建设发展规划并组织实施。

2.统筹全院人才和师资队伍管理工作,负责学院人才、人事工作规章制度的制定和落实。

3.做好全院编制和岗位设置的管理、聘任、考核、奖惩等管理工作。

4.做好学院教师队伍建设计划的制定并组织实施。

5.做好学院教职工招聘、入职、试用期考核工作和离职手续办理。

6.做好教师在职攻读高一级学位学历、公派出国访学及学术交流资助的管理和高访出国英语强化培训等工作。

7.做好学院教职工高校专业技术职务评审工作。

8.做好新教师岗前培训和院本培训等工作。

9.做好学院教师和附属医院相关人员高校教师资格认定工作。

10.做好学院教职工年度考核、聘期考核工作。

11.做好兼职学衔聘任手续的办理工作。

12.做好学院省、市各级人才培养对象的选拔与管理。

13.做好全院人事档案建设与相关统计工作。

14.完成领导交办的其它工作,协助做好劳

(七)劳资管理岗(刘璇)岗位职责(电话:80639006、15052852206,房号709

1.做好学院教职工工资的核定与调整。

2.做好学院教职工交通补、餐补的核算和发放工作。

3.做好学院教职工社保的缴纳与调整工作。

4.做好学院教职工考勤汇总、长假请销假管理。

5.做好全院专家费、劳务费备案工作。

6.做好学院女职工生育保险领取。

7.做好学院全国高校教师管理信息系统录入工作。

8.做好人事档案整理与归档工作。

9.做好劳务派遣人员社保、公积金的对接缴纳工作。

10.做好学院教职工考核奖励的发放。

11.完成领导交办的其它工作,协助人力资源管理。

(八)招投标管理岗(杨志光)岗位职责

1.认真贯彻国家有关招标管理方面的法律、法规,严格遵守学院招投标相关规章制度,具体落实学院招标工作领导小组的各项决议和决定。

2.接收招标项目委托书,并对项目进行编号。

3.接收招标项目的招标文件,并进行审核,完善招标文件。

4.发布招标信息,接受投标单位投标报名,对投标企业进行资格初审,确定参加投标单位。

5.接收投标书,督促收取投标保证金,并在招标工作结束后督促退还保证金。

6.做好招标项目开标、评标的各项准备工作。

7.做好学院招投标工作小组会议及其他招投标相关会议的记录工作。

8.做好中标公告的发布和中标通知书的签发。

9.协助项目归口管理单位订立书面合同,依法监督合同的签订、履行。

10.收集对中标单位的反馈意见,建立供应商评价机制。

11.建立并逐步扩充“评标专家库”,并根据投标人及评标专家的情况实行动态管理。

12.做好学院重大经济项目谈判。

13.做好学院资产经营公司的日常工作,具体实施对外经济联络。

14.做好管理学院经营性资产,承担经营性资产保值增值责任。

15.做好促进学院科技成果的转化和产业化。

16.做好合同管理工作。

17.做好培训班管理

18.做好行政楼管理

19.做好总值班管理

20.完成上级部门和学院交办的其它任务

、工作要求

(一)A岗责任人经批准因事离开工作岗位时须及时向B岗代办人做好工作交接手续。

(二)B岗代办人兼职上岗后,在做好本岗工作的同时,要认真履行A岗职责,并对执行A岗工作职责时的结果负有相应责任。

(三)B岗代办人遇政策界线模糊、不能明确是否应该办理的事宜,要及时向A岗责任人取得联系或向领导报告,不得无故耽误工作。

(四)A岗责任人回到工作岗位后,B岗代办人应及时向A岗责任人交接工作,说明代办情况。

)在工作繁忙或有重要工作任务的情况下,AB岗责任人要发扬团结协作的精神,相互支持配合,共同完成工作任务。

)因推诿、扯皮等造成工作失误的,按有关规定追究在岗责任人的责任。



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                       2017年11月28日


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